Generalforsamling - dette må du vite
For de fleste aksjeselskap er fristen for å godkjenne årsregnskapet i generalforsamlingen den 30. juni. Finn ut hva dette innebærer i praksis med vår CFO Christian Sandqvist Smith.
- Generalforsamling er for noen bare et dokument som signeres én gang i året. Men har du eksterne eiere i bedriften eller om du har andre eierinteresser selv er det lurt å vite hvordan generalforsamlingen fungerer, og hvordan du kan påvirke beslutninger og strategier som formes der, sier Christian Sandqvist Smith, CFO i Unimicro.
Generalforsamling og godkjenning av årsregnskapet skal være gjort innen 30. juni hvert år for de aller fleste aksjeselskap.
- Fristen for generalforsamling henger sammen med offentliggjøringen av årsregnskapet og behovet for å gi aksjeeierne tilstrekkelig tid til å forberede seg på å diskutere selskapets resultater og fremtidsutsikter. Dette fremmer åpen dialog og informerte beslutninger under møtet, styrker demokratiet i selskapet, og legger til rette for et godt samarbeid.
Så hva er egentlig generalforsamling?
Generalforsamlingen er selskapets øverste beslutningsorgan, hvor aksjeeiere har rett til å stemme over selskapets nøkkelsaker, inkludert godkjenning av årsregnskap og valg av styremedlemmer.
Det er en viktig arena for eiere å utøve sin innflytelse og sikre selskapets retning er i tråd med deres interesser. Alle aksjeselskap plikter å gjennomføre minst én generalforsamling i året. Det er styret som kaller inn til generalforsamlingen, senest én uke før møtet skal holdes.
Formelle krav til generalforsamlingen
For at en generalforsamling skal være gyldig, er det noen formelle krav som må følges:
Innkalling: Sendes ut innen frist fastsatt i vedtekter eller lov, med tid, sted, og dagsorden. Vanligvis senest en uke før møtet. Det er styret som kaller inn til generalforsamlingen.
Deltakelse: Alle aksjeeiere skal ha mulighet til å delta, enten personlig eller via fullmakt.
Avstemning: Alle eiere skal kunne stemme på eventuelle saker, enten de er på møtet eller gjennom forhåndsstemming.
Beslutningsdyktighet: Det må være nok stemmer til stede for at en beslutning skal være gyldig.
Protokoll: Det som blir bestemt på møtet skal med i protokollen, og denne skal signeres av møtelederen og minst én annen deltager.
Bruker styreportal selv
- I Unimicro har vi tatt i bruk styreportalen Bård for å håndtere formalitetene rundt generalforsamlingen. Ved å automatisere innkalling og håndtering av dokumenter, har vi redusert den administrative byrden og sikret at prosessen er i tråd med regelverket.
Dette har gitt oss mer tid til å fokusere på selskapets drift og strategi, samtidig som vi holder aksjeeierne godt informert og engasjert,
sier Smith.
Bård gjør den kjedelige jobben
Enten du er i leiren som bare signerer og arkiverer protokollen hvert år, eller ser aktivt etter måter å engasjere og informere aksjeeiere på, er en styreportal et nyttig verktøy for å forenkle og kvalitetssikre dette arbeidet.
- Bård effektiviserer generalforsamlingen ved å automatisere utsendelse av innkallingen, komme med forslag til saker og generere protokollen for deg. Plattformen gjør det også enkelt å kommunisere med eierne, samt gir veiledning gjennom hele prosessen. Protokollen signeres elektronisk med BankID i etterkant, sier Kjetil Ek - gründer og daglig leder.
Siden lanseringen i slutten av 2021 har Bård blitt det foretrukne valget for tusenvis av norske styrer når det kommer til gjennomføringen av formalitetene i styrearbeidet og generalforsamlingen.
- Vi hører ofte fra våre kunder hvor enkelt det er å komme i gang. Bård er utviklet fra bunnen av med tanke på brukervennlighet, og det merker vi ved at de aller fleste kundene kommer i gang helt på egen hånd, uten noen form for dialog i forkant eller opplæring. Og skulle det være noe de lurer på i forbindelse med styrearbeid eller generalforsamlingen får de raskt svar på chatten.