Handikapforbundet hadde sjekkliste før de valgte Unimicro
Norges Handikapforbund måtte bytte både IT- og regnskapssystem samtidig for å komme opp i skyen og hadde tre hovedkrav. Valget falt til slutt på Unimicro!
Da Norges Handikapforbund ble tvunget til å komme seg fra «bakken» og opp i skyen med både regnskap og IT-løsninger, gikk de grundig til verks.
– Bakgrunnen er at vi måtte bli skybaserte. Vi har hatt et lønnssystem som ikke lenger skulle eksistere, og hadde fått en sluttdato. Det skulle avvikles fra leverandøren. I tillegg hadde vi et Citrix-miljø som vår IT-leverandør ønsket å avvikle, forteller økonomiansvarlig Lars Erik Waagaard i Norges Handikapforbund.
Prosessen har vart i halvannet år.
– Da har vi forhørt oss med et knippe av leverandører om funksjon, pris og alt som hører med. Vi har brukt god tid på dette her, understreker Waagaard.
Hadde tre hovedkrav
I denne prosessen trengte de en løsning som fungerte for de rundt 50 ansatte, de tillitsvalgte og de mange underenhetene. Men de hadde noen viktige krav for å si ja.
– Det måtte være et skybasert system, ha en universell utforming og ha støtte for oppsett av aktivitetsregnskap, oppsummerer Waagaard.
For å ta det siste først: Organisasjoner som Norges Handikapforbund setter ikke opp et vanlig resultatregnskap, men følger NRS(F) – God regnskapsskikk for ideelle organisasjoner. Der er det for eksempel ikke snakk om salgsinntekter og driftsutgifter, men «anskaffelse av midler» og «forbruk av midler».
– Det måtte vi få til å fungere i det nye systemet. Det stiller litt spesielle krav til det tekniske, for eksempel hvordan man kan spre alle bokføringslinjer på aktivitetsregnskapskoder. Det tror vi at vi får til nå i Unimicro, og det er ikke nødvendigvis en standard funksjonalitet i økonomisystemer i Norge. Det må fortsatt utvikles lite grann, men det er sånn som kan komme framtidige brukere av Unimicro til gode. Vi er veldig fornøyd med at Unimicro er på ballen på dette og er villig til å utvikle systemet, sier Waagaard.
– Dere er på en måte litt pionerer her?
– Det er en slags reise, og i en periode er vi forberedt på at vi må lære nye måter å gjøre ting på, og det vil sikkert komme mye godt ut av det.
Universell utforming viktig
Og så til det andre hovedpunktet for Handikapforbundet: universell utforming.
– Vi er de vi er, og for oss er det viktig at systemene er tilgjengelig for alle, uansett funksjonsnivå. Der følte vi at Unimicro hadde gode ambisjoner, både med tanke på at de har et utviklingsprosjekt på gang nå, men også hadde ambisjoner for framtiden. De ønsker å være i henhold til standarden for universell utforming, utdyper Waagaard.
Da er det «Forskrift om universell utforming av informasjons- og kommunikasjonsteknologiske (IKT)-løsninger» som gjelder, som følges opp av Tilsynet for universell utforming av ikt.
Les mer om universell utforming her:
https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2013-06-21-732
https://www.uutilsynet.no/
Måtte gi garantier
Stig Sellevold, direktør for forretningsutvikling i Unimicro, sier de virkelig ble satt på prøve før det endelige valget ble tatt.
– Saken gikk helt opp til generalsekretæren i Handikapforbundet. De måtte ha garantier og stilte krav til Unimicro om universell utforming, blant annet hvordan løsningen er tilpasset svaksynte og blinde, for eksempel. De hadde en lang liste med sjekkpunkter, og så kunne vi heldigvis svare av de fleste av dem. Og de vi ikke svarte ut, var vi så heldige at vi hadde på utviklingsplanen. Det hadde vi allerede planer om, så det har vi begynt på nå, beskriver han.
– Det var et nøkkelpunkt at Unimicro tok universell utforming seriøst og hadde ambisjoner om å etterleve standarden, sier Waagaard.
I motsetning til en del bedrifter har organisasjoner og foreninger en annen struktur på regnskapsbehovene. Også her kunne Unimicro levere.
– Handikapforbundet er regionalt basert, men regnskapsføringen gjøres fra sentraladministrasjonen. Det vil si at hvert kontor har sitt eget regnskap, i tillegg til det sentrale regnskapet. Vårt system egnet seg godt til det. I Unimicro har du god oversikt over alle regnskap og det som skjer, legger Sellevold til.
– Til sammen er det nesten 20 selskaper som nå benytter det samme systemet. Sånn var det jo tidligere også, men nå kan du si at vi har alle brukerne inne i samme systemet. Det er litt mer ryddig, utdyper Waagaard.
– Lært mye av prosjektet
Grunnen til at Handikapforbundet valgte Unimicro, var mye takket være Oseberg Services.
– Vi har lært veldig mye av dette prosjektet, sier systemkonsulent Morten Auen i Oseberg Services, som holder til på Danholmen på Nøtterøy, et steinkast fra Tønsberg.
De er Uni Gold Partner og forhandler av Unimicro og er vant til å hjelpe kunder i gang med kompliserte systemskifter.
– Det var en lang prosess med universell utforming, og vi hadde en ganske grundig gjennomgang fram og tilbake med løsningen før vi gikk i gang, sier Auen.
– Så dukker det som alltid opp noen «issues» når vi har gått i gang, men da får vi testet og tilpasset det. Det er stort prosjekt, så vi har delt det i to. Regnskapsdelen av løsningen gikk live 1. september 2023, mens lønnsdelen av systemet blir tatt i bruk 1. november 2023, forteller han.
Oseberg Services har vært partner på leveranse og prosjektstyring og har hjulpet økonomiansvarlig Waagaard og de andre på regnskap i Handikapforbundet med å få ting til å spille.
– Bra samarbeid!
For Oseberg har samarbeidet vært givende og lærerikt.
– Dette er et stort prosjekt som krever prosjektstyring og systemkontroll. Vi merker at det er en fordel at vi er økonomer og regnskapsfolk som samtidig kan systemene. Kombinasjonen av kunnskap er viktig i en slik leveranse. Vi forstår gjerne mer av hva behovet er, enn en ren systemkonsulent gjør. Jobben vår er gjerne todelt: Vi setter opp systemet slik kunden vil ha det, og vi flytter historiske data over, forklarer Auen.
Oseberg Services ble Uni-partner i 2021 og har nå delt bedriften i to: Den ene delen er et rent regnskapsbyrå, mens den andre – som Auen er teamleder for – konsentrerer seg om å bistå kunder med valg av og implementering av systemer som passer.
– Det er et satsingsområde for oss. Handikapforbundet er ikke den eneste kunden vi har flyttet over til skyen i Unimicro. Vi holder på med et annet lignende prosjekt nå. Det er fint å kunne bidra støttende til en myk overgang! sier Auen.
Waagaard skryter av samarbeidet med både Oseberg og Unimicro:
– Jeg vil si at vi er veldig glade for at vi er der vi er i dag. Vi har hatt et bra samarbeid med Oseberg i overgangen, planleggingen og implementeringen. Og vi er glade for at Unimicro er imøtekommende når det gjelder å tilpasse systemet, sier Waagaard.