Kjells «12 bud» for en god start med nytt regnskapsprogram
Systemkonsulent Kjell Strømseng (63) i Uni Micro har satt opp en sjekkliste for deg som skal bytte regnskapsprogram. – Det er ofte en lite planlagt endringsreise, begynner han.
Senior systemkonsulent Kjell Strømseng (63 år) i Uni Micro har sett det meste etter mange år som operativ revisor i SMB-markedet, som rådgiver, IT-revisor, økonomisjef og IT-sjef. Nå hjelper han kunder med å komme i gang med Uni Økonomi V3 samt bistår kunder i prosessene rundt planlegging, implementering og opplæring.
– Når man skifter regnskapssystem, er det mange ting å tenke på, begynner Strømseng.
Konsulenten har for øvrig to store hobbyer: å spille trommer og å styre fly, spesielt gamle «Cub-er» i kategorien veteranfly. Han er aktiv i flyklubben på Kjeller. Nå om dagen handler det om bevaring av kulturminnet Kjeller flyplass. En vrien prosess i seg selv. Utfordringer er stikkordet også her.
– For å kunne fly trygt og for å spille bra må du kunne instrumentene dine, sier han.
Hjelper kundene i gang
Mens han kanskje er oppe i skyen på fritiden, holder han seg til det desktopbaserte Uni Økonomi V3 på jobb. Moderskipet V3 er velprøvd og fullt av instrumenter. Derfor kreves det gjerne en prosess før man har fått alle funksjonene på plass hos kunden. Her er Strømseng opptatt av å hjelpe til med det han kan.
– Hvis det er en kunde som trenger hjelp til implementering, blir vi i kompetansesenteret gjerne kontaktet, og da diskuterer vi samlet gjerne rutiner, prosesser og avklarer hvilken hjelp vi kan gi ut fra kundens ønsker. Vi setter gjerne sammen et team av kundekonsulenter for å bistå kundene på alle nivåer i prosessen hvis nødvendig, sier Kjell, og fortsetter:
– Det handler gjerne om konverteringer fra andre systemer, der vi tar inn historiske data, etablerer grunndata, kunderegister, varer, leverandører. Vi hjelper gjerne til med å sette opp bankavstemming, remitteringsrutiner, fakturamottak, ja, det meste som kan automatisere prosesser. Vi ser til at alt fungerer før de er godt i gang med produksjonen. Vi gir gjerne en god porsjon opplæring, selvfølgelig innenfor budsjett. Vi prøver å gi verdens beste kundereise, oppsummerer Kjell.
Les mer om Kompetansesenteret: – V3 er et levende produkt som skal videreutvikles i flere år fremover
Av og til kompliserte prosesser
Ofte går byttet av regnskapsprogram som en lek, men noen kunder har spesialiserte og kompliserte behov som involverer mange andre prosesser. Da handler det ikke bare om ett regnskapsprogram.
– Det er ofte det som er problemet. De har gjerne mange andre systemer som ikke snakker med hverandre. De kjører de samme dataene flere ganger i ulike systemer, og de bruker mye tid på unødvendige prosesser.
For å hjelpe seg selv i møte med kundene har Kjell derfor utarbeidet en uformell sjekkliste med «12 bud» som oppsummerer de vanligste fallgruvene i endringsreisen (se de 12 budene nederst).
Motgang og forankring
– Et av de viktigste budene er å forberede den ansatte på litt motgang, sier Strømseng og smiler.
Et annet sentralt punkt er at det er viktig at byttet av regnskapssystem er forankret både hos ledelsen og de som skal ta i bruk verktøyet, ikke bare hos den «ene uheldige» som har fått jobben med å gjennomføre skiftet.
– Nye systemer og skifte av systemer vil for mange være en stor endringsprosess, men ikke alle er helt bevisst på det. Det handler ikke om ett kjøp av et nytt system som man forventer skal virke som det gamle. Da blir det ofte en lite planlagt endringsreise fra kundenes side. Det er ofte ikke godt nok forankret i ledelsen. Det kan i noen tilfeller by på utfordringer både for oss og for kunden som skifter system, fortsetter han.
Nylig pratet han med en kunde som hadde prøvd tre–fire forskjellige regnskapssystemer på ett år.
– De landet på Uni Økonomi V3 desktop til slutt. Alle disse skiftene tufter på at man er misfornøyd med noe. Så da spør jeg ofte kunden hvorfor de skifter. Da får du gjerne servert frustrasjon i sitt sanne ansikt. Det gikk galt, det tok for mye tid, vi fikk ikke hjelp osv. Sannheten og lærdom under ett, både for oss og kunden. Slike innspill gir oss sjansen til å forbedre oss på ting, sier Strømseng.
Kjells 12 bud
Strømseng sier innføring av et nytt ERP-system er noe av det viktigste og kanskje vanskeligste man gir seg i kast med. Nettopp derfor kan de 12 bud være en hjelp for å unngå de vanlige fallgruvene ved skifte av systemer.
– Det kan i mange tilfeller føles som en jeger som forsøker å treffe på et bevegelig mål uten å ha fått skytetrening, sier han friskt.
Det er ofte et stort gap mellom forventninger og realiteter, og mange ganger vet ikke kunden annet enn at man ønsker å bytte regnskapssystem, ikke hvorfor, eller hvilke oppgaver det nye systemet skal løse.
Her er Kjell Strømsengs 12 bud for en ryddig overgang til nytt regnskapssystem.
1) Avdekk virksomhetens prosesser og rutiner.
Kunden/bedriften må ta ansvar for å definere hvilke funksjoner den trenger i det nye ERP-systemet. Innføring av et nytt system er ingen teknisk øvelse, men en organisatorisk øvelse der medarbeidere, fagområder, rutiner og prosesser står i sentrum. Prosessen må forankres på rett sted, og det må defineres klare roller og ansvarsområder. Bedriften må kunne klart og tydelig fortelle Kjell og kollegaene hva de har behov for!
2) Risikoen må styres, men av hvem?
Det er alltid en risiko for at det oppstår komplikasjoner i et endringsprosjekt. Risikoen kan ikke fjernes helt og holdent, men planlegging, forberedelse, kunnskap og kommunikasjon kan ta ned risikoen i betydelig grad. Her er det viktig at de som har eierskap til endringsprosessen, vier den mer oppmerksomhet hver gang kompleksiteten øker.
3) Tett forventningsgapet gjennom kommunikasjon.
Overgangen til nytt system krever åpen kommunikasjon mellom alle som er med. Det gjelder alt fra styret eller daglig ledelse til prosjektledere, lagermedarbeidere og butikkansatte, for å nevne noen. Her skal det være rom for å kommunisere oppover i organisasjonen, ikke bare ovenfra og ned. Det kan og vil oppstå usikkerhet og spørsmål rundt forandringen. Da er det viktig å ta hånd om eventuell motstand internt gjennom åpen kommunikasjon og dialog.
4) Vær forberedt på motgang.
Et systemskifte får konsekvenser mange år fram i tid. Og uansett hvor godt planlagt implementeringen er, er det alltid en fare for at det oppstår problemer. Hardware kan streike, nøkkelkomponenter i systemet kan slutte å fungere, og deadliner kan ryke. Ansatte og nøkkelpersoner kan bli syke, og ting kan ta lengre tid enn planlagt. Evnen til å håndtere motgang er derfor kritisk for suksess. Lag en prosjektplan med detaljerte tidsangivelser for alt som skal skje, og alle arbeidsoppgaver som må gjøres. Etabler tydelige milepæler og delmål, slik at eventuelle problemer som oppstår, kan synliggjøres og ryddes av veien med gode løsninger så raskt som mulig.
5) Forbered de ansatte!
De ansatte må forberedes på hva som kommer, når det kommer, og hva som forventes av alle i den igangsatte prosessen. Det blir litt motgang. Det er mye arbeid å få på plass et nytt system. Har du lagerstyring, prosjektoppfølging, abonnementsløsninger eller netthandel, for å nevne noe, er det ikke overraskende at dette krever sitt. En endring kan innebære alt fra innkjøp og installasjon av nytt utstyr til lager, omorganisering av reoler og lagerplasser, struktur for grunndata i nettbutikken, alt som skal til for å få det nye systemet til å fungere optimalt.
6) Gjennomfør opplæring og workshoper.
Utgangspunktet er at alle trenger opplæring i det nye systemet. En vanlig «feil» er at leverandøren lærer opp et par superbrukere som igjen skal lære opp resten av bedriften. Dette er ikke alltid den optimale løsningen på sikt. Vurder derfor generelle kurs/workshoper med leverandøren i en tidlig fase av prosjektet. Dette bør omfatte alle ansatte, gjerne inndelt i temabaserte workshoper.
7) Test før overgang og igangsetting av nytt system.
Det er helt nødvendig å gjennomføre tester for å kontrollere at alt fungerer som det skal. Dette må gjøres uavhengig av kompleksiteten i systemet. Og det må gjøres i god tid før igangsetting. Her kan man avdekke om arbeidsflyten i systemet fungerer som den skal, slik at man kan jobbe mer effektivt, få lavere kostnader og gjøre arbeidsdagen enklere.
8) Planlegg for det uventede. Har du en plan B?
Daglige rutiner er vel og bra, men hva om det skjer uforutsette hendelser? Det kan være lurt å utarbeide ulike scenarioer for hvordan bedriften og systemet skal håndtere uforutsette problemer. Dette bør også være en del av opplæringen av de ansatte, slik at de er rustet til å møte disse utfordringene. Eksempler kan være: Hva skjer hvis serveren er nede en dag? Hva skjer da med kassasystemet i butikken? Kan vi selge? Hva gjør vi, hvem kontakter vi? Har vi rutiner for å få i gang normal drift hvis uhellet er ute? Hvem har ansvaret for hva?
9) Dokumenter alle prosesser og rutiner.
Standardfunksjonaliteten i et system er gjerne godt dokumentert. Men hva med de kundetilpassede funksjonene? Her bør kunden ta kontroll og eierskap til prosessen og sørge for å dokumentere rutiner, behov og arbeidsmetoder, gjerne gjennom konkrete bruksanvisninger til de som skal gjennomføre arbeidsoppgavene.
10) Å ta eierskap er å ta ansvar.
Engasjementet i beslutningen om å bytte system og viljen til å gjennomføre endringen blir gjerne større hvis ledelsen i bedriften tar eierskap om prosessen. Dette kan gjøres ved å sette seg godt inn i systemet på forhånd, bygge opp en kunnskapsbase og eventuelt hente inn kunnskap utenfra før man tar en beslutning om å gå i gang. Programvareleverandøren skal sette seg inn i forretningsvirksomheten, og bedriften skal sette seg inn i systemet. Hva koster alt dette? Det er mange som blir overrasket over omfanget av arbeid, tid og kostnader i forbindelse med byttet. Viktige spørsmål for ledelsen er: Hva forventer vi at systemet skal gjøre for oss? Når er det realistisk å komme i gang? Hva koster det? Hvem skal gjøre hva? Er viljen til gjennomføring til stede i alle ledd involvert? Har vi en plan?
11) Ting tar tid!
Forventningsgapet til egen prestasjon og tidsplan for en gjennomføring internt i organisasjonen er også ofte undervurdert. Systembyttet er ofte en større jobb enn mange hadde sett for seg. Ting tar mer tid enn planlagt. Er du forberedt på det? Har du en realistisk tidsplan?
12) Er du i tvil, så er du egentlig aldri i tvil.
Hvis du tviler på om beslutningen er riktig, må vi starte på nytt til all tvil er ryddet av veien, i god tid før vi iverksetter endringen. Og sist, men ikke minst: Det er ingen skam å snu!