Spar tid med disse funksjonene i Unimicro
Marius Andrè Svee Solberg er produktleder byrå i Unimicro og en av dem som kjenner funksjonene i regnskapssystemet best. Her er hans triks og råd for å spare tid i bokføringen!
Å føre regnskap kan være en tidkrevende prosess. I tillegg til løpende oppgaver som bokføring, fakturering og lønnskjøring må man avstemme, dokumentere og rapportere. Tid er som kjent penger, og tidkrevende prosesser kan bli dyrt for både regnskapsfører og kunde. I denne artikkelen går vi derfor igjennom noen tips for å effektivisere arbeidsflyten på dine selskap!
Tre steg for bedre flyt
Den oppgaven som regnskapsførere flest bruker mest tid på, er utvilsomt bokføring av inngående faktura. Om kunden i tillegg skal attestere før betaling og godkjenning, er det mange steg som skal gås igjennom. For at dette arbeidet skal flyte bedre, har vi et mangfold av funksjoner som skal gjøre jobben din lettere:
Flyt og tildeling
Under innstillinger for flyt og tildeling kan du aktivere henholdsvis automatisk oppretting og tildeling. Oppretting vil si at filer i innboksen legges inn i fakturaflyten, så allerede her kan du spare ett klikk per fil. Om kunden din bruker attestering, kan du aktivere automatisk tildeling til en eller flere brukere, og du kan legge til flere trinn i attesteringsprosessen. Med en slik flyt vil du som regnskapsfører kunne starte arbeidet ditt med filer som er opprettet og attestert av dine kunder, heller enn å gjøre dette arbeidet manuelt.
Om kort tid lanserer vi en ytterligere forbedring av denne flyten, der du kan tildele til flere forskjellige grupper basert på leverandør, prosjekt o.l. Med brukerregister i dimensjonene kan du også angi at systemet skal tildele basert på prosjekt eller avdeling; systemet vil da slå opp brukeren som skal godkjenne for det aktuelle prosjektet eller den riktige avdelingen.
Valgfri rekkefølge på handlinger
I systemene våre kan regninger betales før de bokføres. Det vil si at kundene dine selv kan gå inn i systemet og legge faktura til betaling fortløpende, mens regnskapsfører går inn og bokfører med jevne intervall. Det er en optimal arbeidsdeling som gjør at regnskapsfører ikke trenger å følge opp forfall på regninger løpende.
Arbeidsliste
Det er gjerne mange regninger som skal behandles på en gang. Fra oversiktsbildet i leverandørfaktura kan du markere flere filer og opprette en arbeidsliste, slik at du raskt og enkelt kan jobbe deg igjennom regninger som skal håndteres.
Spar tid med Autobank
Før i tiden pleide bankavstemming å være en tidkrevende og manuell oppgave. Men for selskap som har aktivert Autobank, kan hele avstemmingen automatiseres! Under innstillinger for Automatisering aktiverer du enkelt automatisk bankavstemming, slik at bankbevegelser løpende avstemmes mot hovedboken. Resterende poster som er rene bankbevegelser, håndteres enkelt gjennom bokføringsregler.
Både kunder og regnskapsførere håndterer fakturering fra systemet. I salgsmodulen vår finner du flere funksjoner som kan være svært tidsbesparende:
Repeterende faktura
Skal du fakturere kunder for det samme beløpet med faste intervall? Benytt deg av vår funksjon for repeterende faktura! Her kan du sette opp automatisk utsendelse av faktura til så mange kunder du vil, i valgfritt format. Med stor fleksibilitet rundt periodisering og bokføringsdato, prisstruktur og intervall for utsending er dette den optimale funksjonen for en repetitiv oppgave.
Samlefakturering
Har du mange ordre som skal faktureres på en gang? Kanskje du har importert fra et annet system, eller har en lang backlog med ordre som du ikke har fått sendt ut enda? Med funksjonen Samlefakturering kan du enkelt distribuere et helt sett av ordre med et par tastetrykk. Ved flere ordre mot samme kunde kan du også velge å slå dette sammen til en faktura.
Dette er bare et utvalg av mulighetene som finnes for effektivisering og besparing i systemene våre. For mer info om bruk og beste praksis kan vi anbefale våre hjelpeartikler og glitrende webinarer.
***