– V3 er et levende produkt som skal videreutvikles i flere år fremover
Support- og konsulentavdelingene i Uni Micro har slått seg sammen og blitt til Kompetansesenteret. Dette har gitt bedre samarbeid, kortere beslutningsveier og mer motiverte medarbeidere med høyere kunnskap. Det kommer også kundene til gode.
Visste du at Uni Micro har et dedikert team på brukerstøtte som kun jobber med Uni Økonomi V3? Om du ikke kjenner til V3 er dette Uni Micros windowsbaserte økonomisystem, i motsetning til det skybaserte Uni Economy. Kundene er gjerne de som trenger et mer funksjonsrikt system, som lager- og logistikkbransjen.
Siden 2001 har antallet V3-brukere vokst til over 15.000, og det blir kontinuerlig utviklet for å bli enda mer automatisert, effektivt og brukervennlig. Ansvaret for brukerstøtten ligger på Kompetansesenterets skuldre. Her finner du 15 medarbeidere som blir stødig styrt av teamleder Hege Haugsdal – som er utdannet og har lang erfaring innen regnskap og data.
– For ni år siden startet jeg på supportavdelingen som det het den gangen, og nå har fått navnet Kompetansesenteret. Før det hadde jeg ført regnskap i syv år, og da brukte jeg Uni Økonomi V3. Så jeg kjente systemet og modulene godt da jeg begynte her.
I tillegg til å løse kundens utfordringer, er jobben hennes å motivere teamet sitt til å utvikle seg på en god måte slik at kundene får den beste opplevelsen. Hun skal også sørge for at alle har det bra på jobb, og får den bistanden de trenger for å komme i mål med sakene sine.
– Jeg hjelper for eksempel med å hente riktige ressurser med riktig kompetanse fra andre avdelinger, eller å finne løsningsbeskrivelser. Oppgaven min er å sørge for å gi kundene det de trenger for å komme seg videre. Heldigvis har jeg et godt team med meg, så det meste går av seg selv.
Last ned demo av Uni Økonomi V3
Fått mer eierskap til V3
Kompetansesenteret har hatt en enorm utvikling de siste årene. Det har skjedd mange endringer og de jobber helt annerledes enn tidligere, blant annet gjennom tettere samarbeid mellom avdelingene.
– Da jeg startet handlet det bare om support, og vi håndterte kun enkle førstelinjesaker. Det hendte ofte at vi kom til kort, og sakene måtte håndteres videre på andrelinje av utviklingsavdelingen, sier Hege.
Den gangen hadde de også en egen konsulentavdeling som håndterte alt av betalbare oppdrag som oppsett av funksjoner, import, rydde i databaser, feilretting, rapporter, redigeringer og så videre. Det medførte at det ble en veldig stor avstand mellom konsulentavdelingen og utviklingsavdelingen, og supportavdelingen. I dag er support og konsulent slått sammen til én avdeling som har blitt Kompetansesenteret.
– Vi har fokusert mye på å styrke kompetansen på avdelingen vår. For hver sak vi løser bygger vi kunnskap og erfaring, og i tillegg til support utfører vi i dag samme bistand som konsulentavdelingen gjorde. Det er veldig positivt at i de fleste sakene har vi ressurser og kunnskap til å komme i mål med kundene og problemstillingen allerede ved første kontakt. Om noe skal settes opp eller et regnskap skal avstemmes – vi gjør alt her og er ikke avhengig av andre.
Dette betyr at Hege og teamet hennes nå får være med på hele utviklingsprosessen – fra prioriteringen, via planlegging og til brukermanualene produseres.
– Det er vi som får innblikk i hvor skoen trykker fordi vi er tettest på kundene, vet hvordan de jobber, og hvilke funksjoner og forbedringer det er størst behov for. Siden vi vet hvilke supporthenvendelser som kommer, har vi jevnlige prioriteringsmøter med utviklingsavdelingen. Der melder vi inn saker, og begrunner hvorfor disse skal prioriteres. Når utviklingsavdelingen har forbedret funksjonene, er det vår oppgave å teste slik at vi får eierskap til dem. Og så lager vi oppskrifter og beskrivelser.
Automatisk kompetansedeling
På denne måten har Kompetansesenteret blitt viktige bidragsytere når nye versjoner av V3 skal testes. Og testingen blir ikke gjort tilfeldig – dedikerte personer blir tildelt helt spesifikke oppgaver.
– Vi ser en tydelig forbedring i form av færre feil og bedre stabilitet etter vi begynte å jobbe på denne måten. Blant annet får vi meldt fra om feil før den nye versjonen kommer ut til kundene, og det går mye kortere tid enn tidligere fra de oppstår til de blir rettet.
Samarbeidet og sammenslåingen har ifølge Hege gjort at de nå får automatisk kompetansedeling på tvers av avdelingene. Og en ekstra bonus er at hun og teamet har blitt mer motivert for jobben.
– Det er fordi vi utvikler oss, og får allsidig og høy kompetanse på funksjonaliteten i V3. Kompetansesenteret og utviklingsavdelingen jobber svært godt sammen, og vi trenger hverandre. De trenger oss for å vite at funksjonene fungerer, og vi trenger dem for å lage funksjonene. Vi sitter med kjennskap til fag og kunder, og de sitter på utviklingskompetansen.
Verdens beste kundereise
Et viktig fokus for Kompetansesenteret er kvalitetssikring og bredden av den gode funksjonaliteten. Og vel så viktig er det at kundene føler de får god service.
– Høyere kompetanse gjør oss bedre på brukerstøtte. Målet vårt hver eneste dag og i hver eneste sak vi løser, er å gi kundene en følelse av å få være med på verdens beste kundereise, sier Hege.
– Har dere kommet med konkrete innspill som har gjort hverdagen for V3-kundene enklere?
– Ja, det gjør vi ofte. Det kan være en eller flere kunder har ønsket seg en spesiell funksjon som kanskje ikke anses som nødvendig, men da forteller vi utviklerne at den er viktig. Vi er til for kundene, og vi bruker tid og ressurser på det de får glede av – og en enklere hverdag.
Av eksempler på innspill nevner Hege funksjoner innen effektivisering og automatisering.
– Samlefaktureringsrutinen er et løft. Det er også kommet gode løsninger for automatisering av innbetalinger og utbetalinger som Autobank, og andre automatiseringsrutiner som gjør hverdagen mer effektiv for kundene våre.
– Ja, hva sier kundene?
– Vi får svært gode tilbakemeldinger både uoppfordret og på kundeundersøkelser. De aller fleste forteller at de er veldig fornøyd med hjelpen de får.
Som nevnt innledningsvis er ikke V3 skybasert. Noen tror kanskje at det derfor etter hvert skal slutte å utvikles og forbedres, og derfor vurderer å gå over til andre økonomisystemer. Hege kan berolige eventuelt bekymrede kunder om at så ikke er tilfelle.
– V3 er et levende produkt som skal videreutvikles i flere år fremover. Det er et robust system kundene våre kan være trygge på, og vi kan love at det til enhver tid vil holde seg relevant og oppdatert på lover og regler. Og – vi vil fortsette å ha dedikerte kundekonsulenter og utviklere som kun jobber med V3.
Ta kontakt for mer informasjon om Uni Økonomi V3