Uni Micros Etiske Retningslinjer for Forretningspartnere
FORMÅL OG OMFANG
Innledning: Et felles engasjement for ansvarlig forretningsdrift
Samfunnsansvar er en integrert del av Uni Micro AS sin forretningsstrategi
og verdier. Vi er opptatt av langsiktig verdiskaping og ønsker å
bidra positivt til samfunnet. Vi vil samarbeide med leverandører
som deler disse verdiene. Som et minimumskrav skal de enkelte
leverandørene følge Uni Micro AS Prinsipper for ansvarlig leverandøradferd
(heretter kalt «Prinsippene»).
Disse Prinsippene er basert på internasjonale retningslinjer
og konvensjoner, blant annet OECDs retningslinjer for
flernasjonale selskaper, FNs Global Compact, FNs veiledende
prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter, og ILOs konvensjoner om barnearbeid (C138, C182), tvangsarbeid (C029, C105), diskriminering (C100, C111) og organisasjonsfrihet
(C087, C098).
Selv om Prinsippene er basert på internasjonale rammeverk,
skal leverandørene følge alle gjeldende lover og forskrifter
i land der de har virksomhet og er registrert. Dersom lokale
lovkrav og standarder enten er mindre strenge enn kravene
beskrevet i dette dokumentet eller ikke finnes/foreligger,
skal Uni Micro AS leverandører alltid oppfylle de strengeste kravene
forutsatt at dette ikke er i strid med lover eller forskrifter.
Hvem Retningslinjene gjelder for
Forretningspartnere og deres leverandørkjeder
Retningslinjene gjelder for forretningspartnere til Uni Micro AS og
Uni Micro AS enheter der Uni Micro AS har bestemmende innflytelse. Med
«forretningspartner» menes typisk leverandører av ulike
produkter og tjenester som Uni Micro AS kjøper, men det kan også
være andre kategorier av kontraktspartnere som for eksempel
agenter, distributører og ulike typer samarbeidspartnere. Den
enkelte forretningspartner er ansvarlig for å påse at dens virksomhet følger de til enhver tid gjeldende Retningslinjer.
For at disse Retningslinjene skal få den tiltenkte effekten, må
Forretningspartneren være bevisst på at kravene og prinsippene
beskrevet i dette dokumentet gjelder for hele Forretningspartnerens leverandørkjede. Forretningspartneren skal videreformidle disse Retningslinjene (eller tilsvarende krav)
til sine underleverandører og gjennomføre rimelige tiltak for å kontrollere underleverandører og påse at de etterlever kravene. Ved behov kan vi kreve at Forretningspartneren innhenter bekreftelser fra underleverandører som er aktuelle for samarbeidet med Uni Micro AS, og som styres av Forretningspartneren,
på at de også oppfyller kravene beskrevet i dette dokumentet
eller tilsvarende krav. Forretningspartnere som selger
produkter til Uni Micro AS skal på forespørsel kunne informere Uni Micro AS om hvor produktet er produsert.
Erkjennelse at leverandører er forskjellige og i forskjellige
utviklingsstadier
Uni Micro AS forventer at konsernets leverandører utøver sin forretningsvirksomhet på en bærekraftig og ansvarlig måte. Vi forutsetter at våre leverandører følger loven (og kan dokumentere dette), men erkjenner at leverandører er forskjellige og har ulik påvirkning på samfunnet. De fleste kravene i dette dokumentet er «skal» krav, men vi åpner i noen tilfeller også for noe mer fleksibilitet avhengig av Leverandørens størrelse, kontekst og påvirkning på samfunnet: «Bør» krav er beste praksiskrav der vi, som et minimum, forventer at Leverandøren tilstreber etterlevelse av anbefalingene og arbeider med stadig forbedring av sin virksomhet.
Uni Micro AS KRAV
Ansvarsområder og krav til Leverandørens virksomhet er
som følger:
1. Menneskerettigheter og arbeidsforhold
Forretningspartneren skal utøve sin virksomhet på en måte som
ivaretar menneskerettigheter og skal følge alle gjeldende lover og forskrifter knyttet til menneskerettigheter som gjelder Forretningspartnerens virksomhet og dens ansatte. Forretningspartneren skal ha en skriftlig policy, erklæring, personalhåndbok eller lignende
som beskriver virksomhetens holdning til relevante menneskerettighetsspørsmål som skal kommuniseres på en tydelig måte ogvære tilgjengelig for alle ansatte. Som et minimum forventes det at policyen dekker følgende temaer:
1.1 Forbud mot barnearbeid
Forretningspartneren skal ikke benytte seg av barnearbeid. Med
«barn» forstås en person som er under 15 år, under minimumsalderen
for avslutning av obligatorisk skolegang eller under den
lovlige sysselsetningsalderen i det aktuelle landet. Det høyeste av de forannevnte aldersalternativene skal gjelde. Aldersgrensen er ikke gjeldende for hensiktsmessige opplæringsprogrammer på
arbeidsplassen som er i overensstemmelse med relevante lover og forskrifter. Ansatte under 18 år (“unge arbeidstagere”) skal ikke utføre arbeid som kan være helseskadelig eller farlig, inkludert nattevakter og overtid.
1.2 Fritt valgt arbeid
Tvangsarbeid, slaveri inkludert gjeldsslaveri eller ufrivillig eller
utnyttelsespreget fangearbeid, psykisk eller fysisk tvang eller menneskehandel tillates ikke. Ingen arbeidstager skal måtte betale et pengebeløp eller gi fra seg originale legitimasjonsdokumenter for å få eller beholde jobben sin. Dersom det oppdages at slik betaling
fra arbeidstakerne har funnet sted, skal beløpet tilbakebetales.
Ansatte skal stå fritt til å slutte i jobben etter en rimelig oppsigelsestid.
Forretningspartneren skal kunne gi en oversikt over de forskjellige ansettelsesforholdene blant sine arbeidstakere. Forretningspartneren skal sikre at alle arbeidstakere, inkludert innleide vikarer, ansettes på rettferdige vilkår, i tråd med lokale bestemmelser.
1.3 Rett til å organisere seg
Forretningspartneren skal respektere arbeidstagernes rett til å
opprette, slutte seg til eller ikke slutte seg til fagforeninger og
eventuelt andre foreninger. Forretningspartneren skal respektere
fagforeningenes og de ansattes rett til kollektive forhandlinger.
Dersom nasjonal lovgivning begrenser retten til å organisere seg
og/eller retten til kollektive forhandlinger, skal Forretningspartneren gi sine ansatte lov til fritt å velge representanter som kan føre en konstruktiv, systematisk dialog med ledelsen uten å frykte oppsigelse, diskriminering, trusler, trakassering eller andre represalier.
1.4 Forbud mot diskriminering og trakassering
Forretningspartneren skal tilby en arbeidsplass som er uten diskriminering og trakassering. Diskriminering på grunnlag av, men ikke begrenset til, kjønn, kjønnsidentitet og uttrykk, alder, nasjonalitet, etnisitet, religion, sosial tilhørighet, økonomisk status, fysisk utseende, funksjonshemming, medisinsk tilstand, seksuell legning, sivilstatus, svangerskap, familieansvar, medlemskap i fagforeninger, politisk ståsted eller ansettelsesforhold (for eksempel fastlønn eller
timeansatt, full eller deltidsstilling, sesongarbeid, vikariat) tillates ikke. Forretningspartneren skal behandle alle ansatte på en rettferdig måte og tilstrebe kjønnsbalanse, mangfold og inkludering gjennom hele virksomheten og i alle ledernivåer.
1.5 Arbeidstid
Forretningspartneren skal sikre at maksimum arbeidstid, inklusiv
overtid, tillatt i lokal lovgivning ikke overskrides, og at all lokal
lovgivning vedrørende arbeidstid overholdes. Der lokal lovgivning
ikke har bestemmelser som regulerer arbeidstid, bør en vanlig
arbeidsuke ikke overstige 48 timer, og den totale arbeidstiden,
inkludert overtid, skal ikke overstige 60 timer per uke, bortsett fra i nøds- eller helt ekstraordinære situasjoner. Forretningspartneren skal sikre at ansatte samtykker til eventuelt overtidsarbeid og skal kunne dokumentere begrunnelsen for slikt overtidsarbeid.
Forretningspartneren skal sørge for at alle ansatte har tilstrekkelig hviletid, med minst én (1) uavbrutt fridag per syvdagers uke, eller der dette tillates i henhold til lokal lovgivning, to (2) dager i løpet av en 14-dagers periode. Forretningspartneren skal gi sine ansatte rett til betalt ferie som minimum tilsvarer nasjonal/regional lovgivning.
Forretningspartneren skal sørge for at hver ansatt har en skriftlig
ansettelsesavtale skrevet på et språk den ansatte forstår, eller
det lokale språket på ansettelsesstedet. Avtalen skal inneholde all informasjon som er påkrevd i henhold til lokal lovgivning, og som minimum inneholder stilling, arbeidssted, lønn, arbeidstid, ukentlige hviledager og lovmessig årlig ferie.
1.6 Rettferdig lønn
Forretningspartneren skal betale sine ansatte rettferdig, rimelig
lønn, basert på prinsippet “lik lønn for likt arbeid”. Lønnen skal,
som et minimum, være på linje med lovbestemte minimumskrav
og bransjestandarder og være tilstrekkelig til at ansatte får dekket
grunnleggende behov og samtidig har litt penger til overs. Lønn
for overtidsarbeid bør gis etter en høyere sats.
Forretningspartneren skal sørge for at alle ansatte får lønnsslipp
som tydelig oppgir lønnen, antall timer arbeidet, samt eventuelle
lovpålagte eller berettigede fradrag. Forretningspartneren
skal føre nøyaktig fortegnelse som viser lønnsutbetalinger til de
enkelte ansatte, basert på hvor mange timer som er arbeidet og i samsvar med arbeidstagernes ansettelseskontrakter. Forretningspartneren skal ikke bruke trekk i lønn som et disiplinært tiltak, og skal ikke foreta andre trekk som det ikke er adgang til i henhold til lokal lovgivning.
1.7 Disiplinærtiltak
Forretningspartneren skal behandle alle ansatte med respekt og skal sikre at ingen ansatte utsettes for fysisk eller psykologisk, herunder seksuell, trakassering eller misbruk, eller trusler om slik handling som disiplinærtiltak. Forretningspartneren skal sørge for at disiplinærsaker håndteres på en rettferdig måte i henhold til fastlagte prosedyrer der ansatte ivaretas og blir hørt.
2. Helse og sikkerhet
Forretningspartneren skal tilrettelegge for et sunt og trygt arbeidsmiljø for alle ansatte i samsvar med lokale lover og forskrifter.
Forretningspartneren skal foreta helse- og sikkerhetsmessige
vurderinger for å avdekke vesentlige fysiske og psykososiale risikoer i virksomheten. Forretningspartneren skal ha en handlingsplan
med konkrete tiltak for å redusere risikoen for ansatte og andre
interessenter (for eksempel offentligheten og kunder). Forretningspartneren skal ha en skriftlig policy, erklæring, personalhåndbok eller lignende som dekker helse og sikkerhet og som kommuniseres til og gjøres tilgjengelige for alle ansatte og relevante interessenter.
Ansatte skal få helse og sikkerhetsopplæring på den
ansattes språk eller på et språk som den ansatte forstår, tilpasset risikoen de kan være utsatt for når de utfører arbeidsoppgaver.
Forretningspartneren skal kunne dokumentere at slik opplæring er gitt. Skader og uhell på arbeidsplassen skal loggføres og etterforskes, og forebyggende tiltak skal iverksettes.
2.1 Grunnleggende fasiliteter
Forretningspartneren skal, som et minimumskrav, sørge for at alle ansatte har tilgang til rene toaletter, rent vann, tilstrekkelig og hensiktsmessig personlig verneutstyr, nok lys, varme og ventilasjon og nødutganger.
2.2 Bygningssikkerhet og innkvartering
Forretningspartneren skal, for bygg der den driver sin virksomhet, sikre at en full sikkerhetsvurdering av bygningsstruktur utføres eller har blitt utført (for eksempel hvis Forretningspartneren er leietager i et betjent eller flerbruks næringsbygg). Dersom Forretningspartneren tilbyr innkvartering for sine ansatte, skal lokalene holdes i god stand, være sikre, ha adskilte områder for menn og kvinner, gi ansatte tilstrekkelig privatliv og, først og fremst, møte de ansattes grunnleggende behov.
3. Miljøstyring
Forretningspartneren skal kartlegge og håndtere vesentlig miljøpåvirkning forbundet med sin virksomhet og sørge for at driften er i henhold til alle lokale miljøvernregler. Forretningspartneren skal ha en policy eller annen formell dokumentasjon for miljø tilpasset virksomhetens
aktivitet og risikobilde.
3.1 Redusere skade på ytre miljø
Forretningspartneren skal jobbe proaktivt (for eksempel basert
på en livssyklusanalyse) for å redusere virksomhetens negative
påvirkning på miljøet. Dette kan skje gjennom tiltak som redusert
forbruk, økt gjenvinning og gjenbruk av ressurser, og innovasjon
og implementering av mer miljøvennlig teknologi og prosesser.
Avhengig av Forretningspartnerens virksomhet og påvirkning, bør Forretningspartneren arbeide for å redusere avfall, redusere CO2utslipp og oppnå CO2nøytrale løsninger, redusere vannforbruket, verne og forsterke naturen og biomangfoldet og stanse avskoging.
Forretningspartneren bør følge opp og kunne vise til stadig
forbedring gjennom bruk av troverdige oppfølgings og
målesystemer.
3.2 Energiforbruk og klimagassutslipp
Forretningspartneren skal søke etter løsninger som forbedrer
energieffektivitet og minimiserer energiforbruk og klimarelaterte
utslipp. Forretningspartneren bør etablere et konsernfelles mål for reduksjon av klimagassutslipp. Energiforbruket og klimagassutslipp bør måles, dokumenteres og rapporteres offentlig opp mot utslippsreduksjonsmålet.
4. Etisk forretningsvirksomhet
Forretningspartneren skal sikre at virksomheten drives i samsvar
med relevante lover og regler for etisk forretningspraksis og skal
proaktivt kartlegge og redusere risikoen for uetisk forretningspraksis i sin organisasjon. Forretningspartneren skal ha en skriftlig policy eller erklæring som oppsummerer virksomhetens standpunkt i forhold til sentrale problemstillinger knyttet til etisk forretningspraksis, der disse er relevante og vesentlige for Forretningspartneren.
Forretningspartneren skal videre sørge for at alle ansatte har fått tilstrekkelig informasjon og opplæring i Forretningspartnerens policy.
4.1 Integritet
Forretningspartneren skal opptre etisk, forsvarlig, rettferdig og
profesjonelt til enhver tid. Forretningspartneren skal sørge for at
all informasjon den produserer eller forvalter, utarbeides, lagres,
deles og rapporteres på en redelig, balansert og korrekt måte.
4.2 Personvern
Forretningspartnere skal følge den til enhver tid gjeldende personverns og informasjonssikkerhetslovgivning samt myndighetskrav ved innsamling, lagring, overføring, deling eller annen behandling av personopplysninger.
4.3 Ingen korrupsjon
Alle former for bestikkelse, korrupsjon og bedrageri er strengt
forbudt. Forretningspartneren skal følge alle gjeldende lover
og forskrifter vedrørende korrupsjon og sørge for å ha policyer og prosedyrer for aktivt å forhindre brudd på disse. Forretningspartneren
skal ikke tilby eller gi noen offentlig ansatt eller annen
tredjepart noen form for utilbørlig fordel eller tjeneste, verken
direkte eller gjennom mellommenn. Forretningspartneren skal ikke gi eller tilby representanter for Uni Micro AS noen form for utilbørlig fordel i anledning utøvelsen av sin stilling eller verv eller utføringen av et oppdrag. Slik utilbørlig fordel kan blant annet være bestikkelse, bevertning, gave eller annen fordel. Forretningspartneren skal verken forlange eller motta bestikkelser eller annen utilbørlig fordel for å få utført eller la være å utføre sine ordinære oppgaver.
4.4 Anti-hvitvasking og skatt
Forretningspartneren skal sikre etterlevelse av de til enhver tid
gjeldende lover og forskrifter vedrørende skatt og hvitvasking, inkludert iverksettelse av rimelige tiltak for å forhindre tilrettelegging av skatteunndragelse og hvitvasking.
4.5 Konkurranseforhold
Forretningspartneren skal etterleve konkurranselovgivningen og skal ikke delta i noen form for ulovlig prissamarbeid, markedsdeling eller anbudssamarbeid, misbruke dominerende stilling eller være involvert i andre former for konkurransestridig adferd.
4.6 Varsling
Forretningspartneren skal ha en varslingsprosess som er kjent for de ansatte og der ansatte skal kunne melde sine bekymringer uten frykt for represalier. Forretningspartneren skal sørge for anonymitet, fortrolighet og beskyttelse av varslerne og for hensiktsmessig undersøkelse, håndtering og oppklaring av varslede saker.
4.7 Ansvarlig anskaffelse av mineraler
Forretningspartnere som produserer produkter som inneholder
tantal, tinn, wolfram og gull skal vedta en policy og iverksette
rimelige tiltak for å forsikre seg om at disse mineralene er anskaffet i henhold til OECDs Guidance for Responsible Supply Chains of Minerals from Conflict Affected and High-Risk Areas eller tilsvarende godkjent kontrollrammeverk.
ETTERLEVELSE AV RETNINGSLINJENE
Implementering
Forretningspartneren skal utpeke en eller flere personer på ledernivå med ansvar for å sikre etterlevelse av kravene dekket i Retningslinjene.
Retningslinjene, eller tilsvarende krav, skal implementeres
og følges opp i Forretningspartnerens organisasjon gjennom
et styringssystem (systematisk metode for planlegging, opplæring, implementering, oppfølging og evaluering), basert på relevant lovgivning og tilpasset Forretningspartnerens størrelse, kontekst
og påvirkning. Forretningspartneren bør ha en kontinuitetsplan for å håndtere forhold som er forbundet med, påvirker eller skyldes problemstillinger beskrevet i dette dokumentet.
Rapportering og informasjon
Forretningspartneren bør ta sikte på å offentliggjøre (for eksempel på sin hjemmeside) sin status i forhold til sentrale indikatorer for de fire hovedkategoriene beskrevet under «Uni Micro AS krav». Forretningspartneren skal overholde lovpålagte krav om generell offentliggjøring av informasjon, og om offentliggjøring av informasjon om spesifikke temaer.
Brudd på Retningslinjene
Blir Forretningspartneren kjent med eller får mistanke om et alvorlig brudd på disse retningslinjene, skal Forretningspartneren melde dette uten ugrunnet opphold til Forretningspartnerens hovedkontakt i Uni Micro AS eller Uni Micro AS konsernrevisor, administrasjon@unimicro.no
Oppfølging og kontroll
Som en del av vår oppfølging av forretningspartnere forbeholder vi oss retten til å kontrollere Forretningspartnerens etterlevelse av disse Retningslinjene gjennom hele kontraktens løpetid. Enkelte forretningspartnere vil bli bedt om å utføre en nettbasert samfunnsansvarsanalyse av egen virksomhet. Videre forbeholder Uni Micro AS seg retten til å etterspørre dokumentasjon eller gjennomføre både forhåndsvarslede og uanmeldte stedlige revisjoner, for å kontrollere Forretningspartnerens etterlevelse av de krav som er beskrevet i dette dokumentet. Dette gjelder også for underleverandører tilknyttet den aktuelle leveransen til Uni Micro AS. Uni Micro AS, Forretningspartneren og de aktuelle underleverandørene skal bære sine egne kostnader til utarbeidelse, gjennomføring og deltakelse i kontrollen, inkludert å dekke kostnadene til tredjepartsleverandører utnevnt av en av disse.
Vi krever at Forretningspartneren samarbeider fullt ut ved slike
kontroller.
Dersom det blir oppdaget at Forretningspartneren ikke overholder et eller flere av kravene beskrevet i disse Retningslinjene, vil vi kreve at Forretningspartneren utbedrer forholdet. Hvis det ikke lar seg gjøre eller bruddet anses å være alvorlig vil det betraktes som et vesentlig mislighold som gir Uni Micro AS rett til å si opp avtalen med Forretningspartneren uten rett til noen form for kompensasjon.
Vi setter pris på tilbakemelding
Disse retningslinjene revurderes jevnlig. Vi setter pris på tilbakemelding og oppfordrer våre Forretningspartnere til å stille
spørsmål eller komme med forbedringsforslag ved å kontakte sin
avtaleansvarlig i Uni Micro AS eller sende epost til administrasjon@unimicro.no