Tolga Bil byttet fra V3 til skyen: – Vi frigjorde mye tid på regnskapsførsel
Da Tolga Bil fikk hjelp av Oseberg Services til å sette opp smarte løsninger i skybaserte Unimicro, sparte økonomiansvarlig Lars Inge Ytterhaug mye tid.
Med nesten 4000 utgående og drøyt 3900 inngående fakturaer i året har økonomiansvarlig Lars Inge Ytterhaug i Tolga Bil hatt nok å henge fingrene i. Med bankmodulen i skybaserte Unimicro og automatiske løsninger har hverdagen blitt lettere.
– Spesielt på inngående fakturaer sparer jeg mye tid med automatikken i EHF og pdf-tolk, sier Ytterhaug.
De 24 ansatte i Tolga Bil er delt inn i ti avdelinger og driver med alt fra salg av nybil og bruktbil til mekanisk verksted og karosseriverksted, landbruksverksted og salg av traktorer og landbruksmaskiner.
– Vi er oppdelt i avdelinger og er avhengig av å hjelpe hverandre på tvers. Vi er ikke så stor at vi bare kan holde på med hvert vårt. På noen avdelinger er det bare én person, for eksempel på delelager til bil. I ferie og sykdom må noen steppe inn for ham. Vi er ganske allsidig, forteller Ytterhaug.
Byttet fra V3 til skyen
Som eneste ansvarlige for regnskapsføringen internt syntes han det var uhensiktsmessig at alt lå på én server lokalt på bilsenteret. Det ble sårbart for både ham og bedriften.
– Vi var på jakt etter å komme oss inn i skyen. Hvis jeg ikke var til stede, var det tøvete hvis jeg ikke kunne logge meg på hvor som helst. Derfor kontaktet vi Unimicro fordi vi brukte dem fra før. Vi hadde tilbud fra mange andre også, men vi falt ned på Unimicro i skyen, forteller Ytterhaug.
Seinsommeren og høsten 2023 fikk Tolga Bil hjelp av Unimicros leveransepartner Oseberg Services til å bytte fra Unimicro V3 til skybaserte Unimicro. Ytterhaug er full av lovord om byttet.
– Jeg er veldig glad for at vi valgte den løsningen. For det første var skysystemet helt ukjent for oss. Når du skal overflytte enorme mengder data, med kontoplan og alt sånt, er det veldig greit å benytte seg av noen som kan systemet som skal tas i bruk. Vi er veldig fornøyd så langt, sier han.
Spesialister på systemendringer
Morten Auen, teamleder for consulting i Oseberg Services, sier de har utviklet en prosjektmal på slike systemoverganger med regnskap, salg, lønn og bank de siste tre årene.
– Teamet vårt leverer systemtjenester. I tillegg har vi i teamet god kompetanse på regnskap og lønn, og sammen med vår systemkompetanse skaper dette en trygg og god overgang for kundene våre, forteller han.
Tidligere har de blant annet hjulpet Norges Handikapforbund og rundt 260 andre kunder over i skybaserte Unimicro.
– Vi er to stykker hos oss, Anna Kristiansen og meg. Foreløpig har vi klart oss bra på det. Vi har hatt veldig god driv nå i høst. Vi har også en ekstra ressurs vi har lånt fra regnskapsavdelingen for å bistå med dette, forteller han.
Prosjektet med Handikapforbundet ga et godt grunnlag (se lenken til artikkel om det), og samarbeidet med Tolga Bil har også hjulpet på videreutvikling av «malen».
– Fordi Lars Inge i Tolga Bil er så nysgjerrig på ting, og at han har lyst til å lære mer av systemet og sier ifra hvis ting ikke fungerer, så har vi lært veldig mye begge veier, sier Auen.
Les mer: Handikapforbundet hadde sjekkliste før de valgte Unimicro
Gikk «live» for ett år siden
Etter litt planlegging bestemte Tolga Bil seg for å begynne å bruke skyløsningen 1. september 2023. Da var det sentralt å flytte over data fra Unimicro V3.
– Vi hentet ut gamle V3-data i såkalte SAF-T-filer. Vi starter alltid med å hente ut minst ett år i forveien. Du får veldig mye informasjon fra SAF-T-filene: kontoplan, kunder, leverandører, hovedbokposter, reskontroposter, dimensjoner. Alt samlet i én fil. Normalt går det smertefritt, men samtidig er det mange som tenker at det er bare å kjøre importen, og så er du ferdig. Vi kontrollerer alltid etterpå og ser at alt har gått greit for seg, forklarer Auen.
Mye er felles, men de fleste kundene har også noe som er unikt. Hos Tolga Bil var det blant annet flere inntektsstrømmer og avdelinger som måtte gås gjennom før løsningene ble satt opp.
– De er ganske store, så de har masse kontantomsetning med en kassabit som de gjorde på én måte i V3 i dag. Vi måtte blant annet teste om den filen de importerte hver dag, fungerte i skyen. Det er veldig mye som er generelt, som er plankekjøring for oss i overganger. Men vi kartlegger tydelig hva du er unik på. Så er det å finne spissfindighetene, som er forsystemer, som gjerne er utfordringene. Enten er de 100 prosent integrert i sky. Eller så er det fortsatt litt sånn eksport–import-varianter, oppsummerer Auen.
– Smarte og enkle løsninger
Etter å ha brukt Unimicro et drøyt år kan Ytterhaug i Tolga Bil enkelt ramse opp besparelser og fordeler med skyløsningen.
– Vi er veldig fornøyd. Det er mange smarte og enkle løsninger som gjør at vi sparer masse tid på regnskapsførsel, med både bilagshåndteringer og regnskapsposteringer, sier han.
Én av fordelene er bankmodulen i Unimicro.
– Det er veldig fint at jeg ser banken «live» i regnskapssystemet. Jeg ser saldo på bank. Det er veldig enkelt. Når jeg bokfører et bilag, klikker jeg «send til betaling». Da sendes det til banken for betaling, og det kommer automatisk tilbake, og bankavstemmingen er veldig enkel, forklarer Ytterhaug.
Han sparer tid på å forholde seg mest mulig til det skybaserte regnskapssystemet.
– Jeg har veldig lite behov for å være inne i selve nettbanken. Det kan være noen tilfeller at en kunde betaler en regning uten å legge inn KID eller fakturanummer. Da hender det jeg må inn og være litt detektiv. Men ellers går det av seg selv, sier han.
Tidligere var det flere manuelle operasjoner for det samme.
– Jeg laget gjerne en fil i regnskapssystemet. Den filen måtte jeg gå inn i nettbanken og importere dit. Så måtte jeg godkjenne den i nettbanken. Så måtte jeg også ta OCR-betalingene og importere de filene fra nettbanken og tilbake i Uni V3. Det er mange operasjoner spart når det nå går av seg selv, oppsummerer han.
Bankmodul med automatikk
Tolga Bil har både kontantoppgjør med kort i kasse og utsending av faktura fra de forskjellige avdelingene. Alt dette har blitt enklere med skreddersydde «regler» laget av Oseberg i bankmodulen i skybaserte Unimicro.
– Fra bankterminalen som brukes i kassa, er det noen som betaler med kredittkort. Det går via et annet system enn de som betaler med debetkort. De kommer som forskjellige oppgjør i banken. Der kan man definere i bankmodulen at betalinger fra den og den kortleverandøren skal bokføres mot den og den reskontroen. Så da slipper jeg å bokføre disse bankbilagene, forklarer Ytterhaug.
Auen sier han tidlig så at dette var lurt å sette opp.
– De ulike bankterminalene og kredittkortleverandørene har ulike sendinger. Det er bare bunter med summer fra de ulike leverandørene. Hvis du har tre stykker, får du tre slike i løpet av en dag. De har enten en unik tekst eller kommer fra et unikt kontonummer. Da kan du sette en veldig enkel regel som sier at hvis det kommer fra den bestemte kontoen, skal det alltid gå mot den reskontroen for kortleverandøren. Da slipper du bankføringen og sluser i stedet transaksjonen inn i en reskontroavstemming. Det er en besparelse, forklarer Auen.
Automatisk fakturahåndtering
Også fakturahåndteringen har gitt stor besparelse for Tolga Bil.
– Når det gjelder fakturadelen, kommer det en fakturahodefil fra forsystemet. Det kommer en kopi av en faktura inn i Unimicro, med KID og sånne ting, som gjør at når den innbetalingen kommer med KID, eller fra det kontonummeret, automatches det gjennom systemets kundereskontro. Når regnskapsføreren kommer til bankavstemmingen, vil han se at den posten er lukket og utlignet. Det er to operasjoner som skjer. Det første er at det kommer innbetalinger fra bank. Så sier systemet at det har jeg en tilsvarende utgående faktura på, så da utlignes dette i bankavstemmingen. Dette gjør at kundereskontroene er oppdatert daglig og à jour, sier Auen.
Han sier det normalt er en betydelig jobb for regnskapsførerne, så også for Ytterhaug i Tolga Bil, å føre banktransaksjoner med bedrifter som har daglig kassetransaksjoner.
– Den nye løsningen reduserer antall klikk. Det reduserer det manuelle arbeidet, forklarer Auen.
De brukte god tid på å forklare oppsettet på forhånd. Og etter en måneds tid kunne Auen se at Ytterhaug klarte seg helt utmerket.
– En god måned etter vi gikk live, kunne jeg se at han hadde kun én bankpost som ikke var ført på morgenen, og jeg vet han får mange daglige poster. Det var et tegn på at det gikk riktig vei. Han har gode rutiner, det skal han ha, men samtidig er det et kjempegodt verktøy. Jeg tror det er underkommunisert hvor mye mer det kan brukes til enn bare tradisjonell bankavstemming, sier Auen om bankmodulen i Unimicro.
– Frigjorde mye tid
– Hva bruker du den sparte tiden på, Lars Inge?
– Jeg har mange andre oppgaver i tillegg til økonomi også, så at jeg frigjorde mye tid, er avgjørende for at vi slipper å ansette en person til. Det er mange administrative oppgaver som ligger under min stilling, sier Ytterhaug.
Han har funnet seg godt til rette i skybaserte Unimicro og savner ikke V3.
– Det er mer intuitivt. Det er enklere å jobbe i. Mer oversiktlig.
I det gamle systemet måtte du vite hvor du skulle gå. Du så det ikke på skjermen.
Alt er litt mer selvforklarende, sier han.
– Hva er det beste med byttet dere har gjort?
– Det er det med EHF og fakturatolk. Det er det med besparelse av tid. Du slipper å taste KID-nummer, kontonummer. Det kommer inn. Det er bare å kontrollere at det stemmer overens med fakturaen. Det er veldig realt med godkjenning av fakturaen. Vi har ti forskjellige avdelinger. Alle inngående fakturaer går ut til noen som skal attestere. Med Unimicro i skyen er det veldig sømløst, sier han.
***