Dette må du huske på ved overgang til nytt regnskapsår
Avslutningen på året kan være hektisk for enhver regnskapsfører. For ikke å snakke om starten på nytt år. Her er en liten sjekkliste!
Vi har fått hjelp av vår egen konsulent Rebecca Elisabeth Bjørsvik-Stølen (33) i Customer Success-teamet i Unimicro til å guide oss trygt gjennom overgangen til nytt regnskapsår. Snart er det 2025!
Rebeccas frø
Men først litt fun fact: Rebecca startet sitt eget firma da hun var ca. 12 år: «Rebecca’s Frø»!
– Jeg solgte frøposer på postordre, forteller hun med et stort smil.
Det var på begynnelsen av 2000-tallet, og hun var ganske forut for sin tid, med egen nettbutikk.
– Jeg hadde en nettside med Excel-ark du kunne laste ned. Der kunne du krysse av for hvilke frø du ønsket, deretter kunne du sende den på mail til meg. Da sendte jeg frø med faktura i posten. Jeg har en far som er gründer «by heart», så jeg har vokst opp med den typen retorikk og har fått det inn med morsmelken, sier Bjørsvik-Stølen.
Gründerkarrieren gikk videre til oppstart av lokal kolonialforretning på Evanger, før hun etter hvert heldigvis havnet hos oss i Unimicro fordi hun likte regnskapsprogrammet vårt.
Og nå skal hun hjelpe oss med overgangen til nytt regnskapsår!
Typiske overgangsproblemer
– Hva er det brukere flest lurer på ved overgangen til nytt år?
– Noen engster seg for å opprette nytt regnskapsår og spør: «Kan jeg føre ting på i fjor selv om jeg hopper over i nytt år?» Andre trykker gjerne vekk alle varsler de får, men så lurer de etter hvert på hvorfor ting ikke fungerer slik de hadde tenkt, sier hun og legger til:
– Vi har varsler hvis du oppretter nytt regnskapsår litt for tidlig, og du skal ikke klare å avregne lønn i 2025 uten oppdaterte lønnsarter og satser. Hvert år venter vi med å oppdatere lønnsarter og nye satser til myndighetene har bestemt seg hva endringene skal være, derfor tar dette tid. Det hender at kundene våre må oppdatere egenopprettede lønnsarter manuelt. Da er det mange som kommer inn i januar, sender inn første a-melding, og får feil fordi de ikke har oppdatert a-meldingsinformasjon eller satser på disse lønnsartene.
Et annet tema som gir mange henvendelser, er skattekort.
– Hvert år kommer det inn mange supportsaker med spørsmål om skattekort. Når du bestiller nytt skattekort, forsvinner det gamle fra systemet. Spesielt i år vil det ikke være mulig å bruke gammelt tabellkort i 2025, fordi myndighetene har gjort endringer, minner Bjørsvik-Stølen om (flere detaljer følger lenger ned).
En annen viktig påminnelse er at lønnsmodulen i Unimicro V3 avsluttes ved nyttår.
– Alle som har benyttet V3 lønn må over på et nytt lønnssystem. Vårt alternativ er Unimicro Lønn i skyen. Du kan nemlig ikke sende a-meldinger fra V3 i 2025. Skal du over på Unimicro Lønn i skyen, må det altså skje før du kjører lønn i januar 2025.
Sjekkliste for nytt år
La oss bare hoppe i det! Rebecca har hjulpet oss med å sette opp en fin sjekkliste for overgangen til nytt år. Vi har delt inn sjekklista i to: lønn og regnskap.
Lønn
1) Husk reglene for lønn, skatt og arbeidstid ved jul og nyttår, som vi har tatt for oss i denne artikkelen: https://unimicro.no/blogg/regler-lonn-skatt-arbeidstid-jul-nyttar
2) Husk å stå i riktig regnskapsår når du bestiller nye skattekort. I år er det ekstra viktig å vente med å hente skattekort; tabellkortene for 2025 kommer nemlig med nye nummer. Gjør deg gjerne ferdig med lønnskjøringen for 2024 før du bestiller skattekort for 2025. Grunnet de nye endringene vil det ikke være mulig å bruke gamle skattekort i 2025. Les mer her: https://hjelp.unimicro.no/hente-skattekort-for-flere-ansatte
3) Husk å sjekke med frikort. Husk at ansatte med frikort med beløpsgrense må tildele beløp til selskapet. Første gang du henter skattekort på en ansatt med frikort, må den ansatte gå inn på Skatteetaten for å tildele beløp etterpå, deretter må du hente skattekortet til denne ansatte på nytt.
4) Unimicro vedlikeholder kun standard lønnsarter.
– Dersom du har egne lønnsarter, må du oppdatere satser og a-meldingsinformasjon manuelt. Da har du selv ansvaret for at det blir korrekt innberettet, minner Bjørsvik-Stølen om.
5) Lønn i V3 blir erstattet av lønn i Unimicro i skyen. Fra nyttår av går det ikke lenger an å sende inn a-melding fra Unimicro V3. Her er en hjelpeartikkel som får deg i gang med lønn i Unimicro (i skyen): https://unimicro.no/blogg/lonn-i-skyen
6) Trekkplikt uten skattetrekk? Har du ansatte du bare skal innberette fordeler på? Da kan trekkplikt uten skattetrekk være en løsning.
– Det kan være aksjonærer eller andre personer uten lønn som har private fordeler gjennom bedriften, for eksempel fri bil eller noe. Dette er en typisk tid for å lure på hvordan man skal føre det i lønnskjøringen. Vi har en fin funksjon inne på lønnsart som heter trekkplikt uten skattetrekk. Vanligvis vil skattetrekk virke negativt på lønn, men siden dette er personer uten lønn, bare innberetter vi det. Det vil påvirke skatteoppgjøret, forklarer Bjørsvik-Stølen.
Les mer her: https://hjelp.unimicro.no/trekkplikt-uten-skattetrekk
Du kan også lese mer om trekkpliktige naturalytelser hos Skatteetaten.
7) Ordningen med ekstra arbeidsgiveravgift over en viss årslønn avskaffes fra 1. januar 2025. Ekstra 5 % arbeidsgiveravgift på lønnsgrunnlag over 850 000 avvikles fra og med 01.01.2025. Du vil få refundert ekstra arbeidsgiveravgift på sykepenger som gjelder lønn utbetalt i 2024. Se hvordan du bør føre det i lønn: https://hjelp.unimicro.no/ekstra-5-prosent-arbeidsgiveravgift-for-lonn-over-fribelopet
8) Ekstra skattetrekk må nå føres på egen lønnsart. Dersom du tidligere har ført ekstra skattetrekk på lønnsart 601 eller 602, må du nå innrapportere dette på lønnsart 610.
– Her må man inn og endre lønnsart fordi skattemyndighetene vil ha slik, sier Bjørsvik-Stølen.
9) Systemet oppdater firmabilinfo for deg.
– En firmabilpost er aktiv i ett år. Grunnen til at vi har denne fristen, er at du er garantert at firmabilsatsen oppdateres ved årsskiftet. Da opprettes det automatisk en ny med virkning fra 1. januar med synkronisering av nye satser, forklarer Bjørsvik-Stølen.
10) Endringer i rapportering av ansettelsesformer fra 2025. Hvis bedriften har tilkallingsvikarer som er midlertidig ansatt, eller ansatte som er leid ut til andre, skal dette fra januar 2025 oppgis i arbeidsforholdet (under feltet for ansettelsesform).
Les mer her: https://hjelp.unimicro.no/endringer-i-rapportering-av-ansettelsesformer-i-a-meldingen-fra-2025
11) Husk første a-melding 6. januar (for lønn i desember).
– Dette er den første fristen på nyåret. Etterpå er det årsinntektsoppgave 31. januar, sier Bjørsvik-Stølen.
Regnskap
1) Husk å invitere revisor til regnskapet. Vil du at revisor skal ha innblikk i regnskapet ditt? Da må du huske å invitere revisor så vedkommende får lesetilgang i Unimicro. Slik gjør du det:
Når revisor har fått tilgang, kan du også informere om oversiktsbildet med revisor. Her er en god guide: https://hjelp.unimicro.no/oversiktbildet
2) Husk aksjonærregisteroppgaven 31. januar. Her er en grei huskelapp: https://unimicro.no/blogg/huskelapp-for-as-og-asa-er-her
3) Avstem åpne poster på kunder og leverandører.
Her er en guide: https://hjelp.unimicro.no/aapne-poster-oversikt
4) Slik tapsfører du eventuelle tapte fordringer via Åpne poster.
– Når du avstemmer åpne poster kunder, er det kanskje noe der du må anse som tapt. Vi har en funksjon for å tapsføre dette. Vi har en enkel og grei veiviser, sier Bjørsvik-Stølen.
Se guiden her: https://hjelp.unimicro.no/aapne-poster-tapsforing
PS! Dersom du er i tvil om en tapt kundefordring gir rett til å bli tapsført, se skatteloven § 6.2, 2. ledd, med tilhørende forskrifter, eller kontakt din regnskapsfører eller advokat for ytterligere råd og veiledning.
5) Se over eiendelsregisteret. Er det noe som burde vært solgt eller registrert her?
– Alle burde bruke eiendelsregistereret vårt, hyppig vedlikehold av dette registeret gjør arbeidet med Unimicro årsavslutning raskere. I tillegg er det en enkel oversikt over eiendelene til selskapet, enten de er solgt eller lagt opp med automatisk avskrivningsplan.
6) Forbered årsavslutningen allerede nå. Det er aldri for tidlig å begynne å tenke på årsavslutningen. Unimicro har inntrykk av at mange er tidlig ute, og det er bra. Vi lanserer snart vår løsning for årsavslutning i ny drakt, og her kan du få en foreløpig guide: https://webinar.unimicro.no/introduksjon-til-arsavslutningsmodulen-2?cst=channel
Godt nytt regnskapsår!
– Og hvis du sitter igjen med spørsmål etter å ha lest alt dette, er det aldri feil å ta kontakt med Unimicro, sier Bjørsvik-Stølen.
Her kan du opprette en eventuell supportsak: https://hjelp.unimicro.no/opprett-supportsak-og-bruk-av-supportsystemet
Da gjenstår det bare å ønske god jul og godt nytt regnskapsår!
***